Acuerdo de tratamiento de datos
Vigente desde el 3 de octubre de 2026 · Versión 2026-10-03
Este acuerdo forma parte de los Términos y condiciones y regula cómo humanoff trata, por cuenta de tu empresa, los datos personales que tu empresa registra en Cuenta. Se rige por la Ley 81 de 2019 y el Decreto Ejecutivo 285 de 2021.
1. Papeles de cada parte
- Tu empresa es la responsable del tratamiento de los datos de sus clientes, proveedores, colaboradores y demás personas que registra en su contabilidad. Decide qué datos registra, para qué y por cuánto tiempo, y debe contar con una base legal para hacerlo (por ejemplo, la relación comercial o las obligaciones tributarias).
- humanoff es el encargado: trata esos datos solo para prestar el servicio de Cuenta y siguiendo las instrucciones de tu empresa, que son las que da al usar la plataforma.
2. Objeto y datos tratados
| Finalidad | Guardar, organizar, calcular y mostrar la información contable y fiscal de tu empresa; generar informes y exportaciones; hacer copias de seguridad. |
|---|---|
| Titulares | Clientes, proveedores, colaboradores y contactos de tu empresa. |
| Datos | Nombre o razón social, RUC, DV, tipo de persona, correo, teléfono, datos tributarios y los montos de las operaciones registradas. |
| Duración | Mientras tu empresa use Cuenta, más el plazo de devolución y eliminación del punto 7. |
3. Obligaciones de humanoff
- Tratar los datos solo para prestar el servicio y no usarlos para fines propios, publicidad ni venta a terceros.
- Mantener la confidencialidad y exigirla a las personas autorizadas a acceder a los datos, que serán solo las indispensables para operar y dar soporte.
- Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas: cifrado en tránsito, separación de datos por empresa, control de accesos y copias de seguridad.
- Notificar a tu empresa, sin demora y dentro de las 72 horas siguientes a conocerla, cualquier vulneración de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que pueda cumplir sus propias obligaciones ante la ANTAI y los titulares.
- Ayudar a tu empresa a responder las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad de los titulares.
- Facilitar la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo.
4. Obligaciones de tu empresa
- Registrar solo los datos necesarios y contar con base legal para tratarlos.
- Informar a sus titulares sobre el tratamiento y atender sus solicitudes como responsable.
- No registrar datos sensibles en Cuenta.
- Gestionar con cuidado los usuarios y roles de su equipo.
5. Subencargados
Tu empresa autoriza a humanoff a usar como subencargado a OVH Hosting, Inc., con servidores en Montreal, Canadá, para el alojamiento de la plataforma. Si incorporamos o cambiamos subencargados, lo publicaremos en esta página con al menos 15 días de anticipación; si tu empresa se opone por motivos fundados, podrá cancelar el servicio sin penalidad.
6. Transferencia internacional
Los datos se alojan en Canadá. humanoff garantiza que el proveedor aplica estándares de protección iguales o superiores a los exigidos por la Ley 81 de 2019. Tu empresa declara que informará a sus titulares sobre este alojamiento cuando corresponda.
7. Devolución y eliminación
Tu empresa puede descargar en cualquier momento una copia completa de sus datos en un formato estructurado de uso común. Al terminar el servicio, o cuando tu empresa lo pida, humanoff eliminará los datos en un máximo de 30 días, salvo que la ley obligue a conservarlos, y lo confirmará por escrito si se le solicita.
8. Contacto
Para cualquier asunto relacionado con este acuerdo: privacidad@humanoff.ai.